Nieuws

Vandaag was het weer tijd om met Martijn aan de tafel te zitten. Hij had mijn memo doorgenomen en was klaar om te praten over de praktische kant van mijn voorstel. Toen ik zijn kantoor binnenliep, stond ik al op scherp. Dit gesprek zou bepalen of mijn Workation-droom werkelijkheid kon worden. “Ga zitten. Hoe zie je dit precies voor je?” vroeg Martijn, terwijl hij me nieuwsgierig aankeek.

Gelukkig had ik mijn huiswerk gedaan en kon ik deze vraag makkelijk beantwoorden. “Ik stel voor om met een proefperiode van twee weken te beginnen,” begon ik. “Als we samen kunnen aantonen dat het goed werkt, kunnen we het later uitbreiden als optie voor andere werknemers binnen het team.

Wat vind je van mijn idee om alle inkoopprocedures te testen in ons nieuwe ERP-systeem? Niemand komt er nu aan toe? En, ik leg gemakkelijk op elke plek remote contact met onze systeem integrator.

Tijdens de Workation blijf ik mijn normale werkzaamheden uitvoeren, dagelijks rapporteren en natuurlijk altijd bereikbaar voor dringende zaken.” Martijn knikte bedachtzaam, maar ik wist dat er vragen zouden komen.

En ja hoor, daar kwamen ze. “Hoe zit het met de kosten? Wat doen we als er technische problemen zijn? En wat als je niet gefocust kunt blijven? Zitten we dan niet met een probleem?”

Ik glimlachte en haalde mijn troefkaart tevoorschijn: een uitgebreid document met de titel “Best Practices voor een Succesvolle Workation.” Hierin had ik alle mogelijke struikelblokken uitgewerkt, inclusief oplossingen.

Bovendien had ik een document over welke Workation kosten aftrekbaar zijn voor het bedrijf en welke niet.  Dit document zal ik als laatste ook met jullie lezers delen. Terwijl ik de belangrijkste punten toelichtte, zag ik zijn sceptische blik langzaam verzachten.

Bovendien had ik slechts voor slechts €90 mijn persoonlijk Workation Plan laten uitwerken door theWorkationers, maar dat bewaarde ik voor morgen. Martijn zou jaloers worden op mijn niet overdreven, maar gave en moderne 'DeLuxe accommodatie' en de persoonlijke groei- en netwerkactiviteiten die ik ter plekke met hun hulp gepland had. Bovendien had ik overal leuke kortingen gekregen, die we zelf nooit zouden krijgen. Zo wist ik precies de kosten én welke kosten aftrekbaar waren voor de belasting van 'onze Workation'.

“Oké,” zei hij na een korte stilte. “Schrijf dit allemaal uit in een concreet voorstel. Dan bespreken we het morgen verder.”

Mijn 'Best Practices' voor een succesvolle Workation:

1. Voorbereiding:

   • Technologie: Neem een betrouwbare laptop mee, met een mobiel modem zodat op elke plek gewerkt kan worden. Zorg dat alle benodigde software up-to-date is, en maak dagelijks cloud back-ups van alle geproduceerde bestanden. Voor noodgevallen is er een lijst met belangrijke IT-contacten.
   • Communicatie: Leg vooraf duidelijke afspraken vast over: je bereikbaarheid (in andere tijdzones), doe dit voor álle afdelingen waar je normaliter contact mee hebt, te leveren (project)resultaten, deadlines en verwachte detailoutput.
   • Locatie: Kies altijd een bestemming én accommodatie met stabiel internet, een rustige werkomgeving en sowieso tijdzones die geen problemen oplevert voor samenwerking.
     
     

🔆Professionele hulp: Laat de experts van theWorkationers een persoonlijk Workation Plan maken waardoor kosten gegarandeerd voor het grootste deel fiscaal aftrekbaar zijn. Dit geldt dan zelfs voor de reis- en verblijfkosten. Luxe vakantie-elementen en avondeten zijn sowieso voor eigen rekening van de medewerker.  

1. Tijdens de Workation:

   • Dag- en weekindeling: Maak een werkschema en hou je eraan. Werk bijvoorbeeld ‘s ochtends geconcentreerd, zodat je de middag flexibel kunt indelen. Neem bijvoorbeeld - als je dat wilt en aantrekkelijk is voor je bedrijf - op een vaste dag van de week een vakantiedag op en plak eventueel enkele vakantiedagen erachter aan.
   • Communicatie: Zorg altijd voor updates naar je team en directe leidinggevende via e-mail of korte videocalls. Zo blijf je verbonden en voorkom je misverstanden.
   • Flexibiliteit: Profiteer van de voordelen van een Workation, zoals inspiratie opdoen in een nieuwe omgeving, maar stel werk altijd voorop.

2. Terugkoppeling:

   • Evaluatie: Plan na afloop van je Workation een evaluatiegesprek met je manager en team. Wat werkte goed? Wat kon beter?
   • Rapportage: Stel een bondig rapport op waarin je jouw ervaringen en inzichten deelt, zodat anderen in het bedrijf hier ook van kunnen leren.

De sfeer na het gesprek:

Toen ik Martijns kantoor verliet, voelde ik me energiek en hoopvol. Hij had misschien niet direct een rode loper uitgerold, maar de deur stond zeker op een kier.

Nu was het aan mij om morgen met een waterdicht voorstel te komen. Wie weet, dacht ik, zou Martijn over een paar maanden zelf wel een Workation boeken naar een zonnige bestemming. Dat zou pas een overwinning zijn!