Nieuws

Tip voor ondernemers en werknemers: In Nederland kunnen de kosten van een Workation niet zomaar allemaal als bedrijfskosten worden gezien. De Belastingdienst heeft strikte regels en voorwaarden omtrent wat wel en niet aftrekbaar is.

Door je kosten goed te onderbouwen en te laten zien hoe je Workation bijdraagt aan de zakelijke doelstellingen van je bedrijf, maak je een winnende case. Denk hierbij aan de voordelen zoals verhoogde productiviteit, medewerkers welzijn, creatieve output en netwerkuitbreiding. Of maak het vast strategisch en HRM onderdeel van je employer branding. Zo maak je van je Workation een superwaardevolle investering.

1. Reis- en verblijfkosten

Reiskosten: Als de Workation een zakelijk karakter heeft, zoals een conferentie, training, projectlocatie of onderdeel is van een bewuste en noodzakelijke bedrijfsstrategie op HRM of employer branding vlak, dan kunnen reiskosten (bijvoorbeeld vliegtickets, treinreizen) gewoon als zakelijke kosten worden gezien en dus door het bedrijf worden vergoed en afgetrokken.

Verblijfskosten: Hotelkosten of verblijf in een appartement kunnen ook als zakelijke kosten worden aangemerkt, mits de verblijfplaats noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk en de zakelijke aard van de reis goed gedocumenteerd is.

2. Kosten voor eten en drinken

Eten en drinken: De kosten voor eten en drinken tijdens een Workation kunnen niet volledig als bedrijfskosten worden gezien. In de regel worden alleen de meerkosten die zijn ontstaan door de zakelijke reis vergoed, zoals maaltijden die je anders niet had gehad. Zo is verdedigbaar dat ontbijt en lunch elders genuttigd moesten worden. Er is vaak een vast percentage dat je mag aftrekken, en in sommige gevallen kun je deze kosten wel declareren, maar ze zijn dan onderworpen aan de werkkostenregeling (WKR).

Volgens de regels van de WKR mag je een deel van de gemaakte kosten als 'gerichte vrijstelling' beschouwen, maar deze vrijstelling is niet onbeperkt en geldt vooral voor maaltijden tijdens vergaderingen, trainingen, etc., en niet voor elke maaltijd tijdens de Workation.

🔆In elk Workation Plan maken onze experts een volledige inschatting in jouw (bedrijfs)situatie welke kosten afgetrokken mogen worden en welke niet.
Leg jouw baas een goed overwogen kostenbudget van jouw Workation voor!

3. Werkgerelateerde kosten

• Werkfaciliteiten: Kosten die direct verband houden met de uitvoering van je werk, zoals een extra tijdelijke werkplek huren, een huurauto, kosten voor internetverbinding, en benodigde softwarelicenties kunnen dan ook als zakelijke kosten worden aangemerkt.
  
  
• Apparatuur: Indien het nodig is om specifieke apparatuur aan te schaffen voor de Workation, kan dit in de meeste gevallen ook als zakelijke kosten worden opgevoerd, mits die logisch zakelijk onderdeel zijn.
  
  

4. Kosten die niet aftrekbaar zijn

• Persoonlijke uitgaven: Uitgaven zoals toeristische activiteiten, persoonlijke uitstapjes, en bijvoorbeeld souvenirs, zijn uiteraard privé-uitgaven en kunnen niet als zakelijke kosten worden opgevoerd. Maar specifieke netwerk- of teamactiviteiten die binnen de Workation als team-onderdeel (bijvoorbeeld theWorkationers Private Experiences zoals boottrips, kooksessies, masterclasses) worden aangeboden, kunnen gewoon weer als zakelijk geboekt worden.  Verkeersboetes en dergelijke, zelfs als die met 'de auto van de zaak' zijn gemaakt, kunnen net zo als in Nederland niet zakelijk afgetrokken worden.
  
  
• Volledige maaltijden: Zoals eerder vermeld, zijn niet alle maaltijden tijdens een Workation volledig aftrekbaar als zakelijke kosten, behalve de meerkosten voor zakelijk gerelateerde maaltijden die als een logisch onderdeel van Workation-agenda of -ervaring te zien zijn.
  
  

5. Argumentatie voor de baas

Bij het voorstellen van de kosten aan je baas, kun je het volgende benadrukken:

• Kostenbesparing: Hoewel de bedrijfskosten voor de Workation eenmalig lijken, zullen ze zich terugbetalen door onderstaande argumenten waaronder de verhoogde productiviteit en het behoud van werknemers. Werkgevers kunnen in sommige gevallen ook besparen op kantoorruimte of andere werkgerelateerde faciliteiten.
  
  
• Productiviteit en focus: Werknemers ervaren minder dagelijkse kantoorafleidingen en routines, wat de concentratie en voortgang van een belangrijk project - wat nog steeds niet van de grond kwam - ten goede komt. Er worden 'werkversnellingen' op Workations gerapporteerd van 34% tot wel 52%.
  
  
• Vakantiedagen afbouwen: Werknemers kunnen afspraken maken dat als onderdeel van een Workation ook nog diverse vakantiedagen door de medewerker worden opgenomen. Zo kan het stuwmeer aan opgebouwde vakantiedagen bij veel bedrijven door werknemers nuttig afgebouwd worden op een prachtige locatie, waar de reis- en verblijfkosten grotendeels door de werkgever worden betaald. Soms wordt ook een mix afgesproken, zodat medewerkers ondanks dat ze werk meenemen, toch voldoende aan herstel en oplaadmomenten kunnen werken.  
  
  
• Verhoogde creativiteit: Werknemers die zich kunnen herladen en geïnspireerd raken door een nieuwe omgeving, worden effectiever en creatiever in hun werk.
  
  
• Talentbehoud en werving:  Organisaties die inspelen op persoonlijke wensen en levensfases vergroten de betrokkenheid, waardoor werknemers minder snel weggaan, wat goed is voor een lagere personeelsomloop en wervingskosten. Als een organisatie met 100 medewerkers het verloop weet te verlagen van bijvoorbeeld 15% naar 5% (oftewel 10 mensen minder die vertrekken), levert dat al snel een besparing op van € 116.000 tot ruim € 200.000 per jaar.
  
  Uit onderzoek van Centraal Beheer en Achmea blijkt dat ruim 30% tot 41% (vooral jongeren en een latente behoefte bij oudere medewerkers) behoefte heeft aan een Workation. Dit maakt het ook een krachtige tool om schaars talent aan te trekken als standaard onderdeel van je Employer Branding en arbeidsvoorwaarden.
  
  
• Vitaliteit en verlagen van ziekteverzuim: Het combineren van werk met ontspanning verbetert het welzijn van werknemers sterk. Dit leidt tot minder ziekteverzuim en op de lange termijn meer rust, motivatie en werkplezier voor de gehele organisatie. Medewerkers hebben met Workations als onderdeel van hun arbeidsvoorwaarden - bijvoorbeeld vastgesteld als maximaal 3 weken per jaar - de mogelijkheid toch extra energie op te doen, gedurende het jaar, buiten hun vakanties om.

Conclusie: Er zitten veel bedrijfsvoordelen aan Workations zowel in productiviteit als effectiviteit. Deze voordelen overstijgen ruim de kosten van het organiseren van een Workation. Niet alle kosten gerelateerd aan het organiseren van een Workation zijn als bedrijfskosten aftrekbaar in Nederland.
Het is belangrijk om goed te documenteren wat de zakelijke kant van de kosten is en om realistische voorstellen te doen aan je baas over welke kosten het bedrijf kan en mag dekken. Hier geeft het Workation Plan van theWorkationers direct budgetinzicht in. Onze ervaring is dat onze Workation Plannen toch vaak tot 93-100% aftrekbare kosten leiden voor het bedrijf.

Maandag - "De inval"