Nieuws

Tip voor ondernemers en werknemers: In Nederland kunnen de kosten van een Workation niet zomaar allemaal als bedrijfskosten worden gezien. De Belastingdienst heeft strikte regels en voorwaarden omtrent wat wel en niet aftrekbaar is.

Door je kosten goed te onderbouwen en te laten zien hoe je Workation bijdraagt aan je zakelijke doelstellingen, maak je een winnende case. Denk hierbij aan de voordelen zoals verhoogde productiviteit, medewerkers welzijn, creatieve output en netwerkuitbreiding. Zo maak je van je Workation een waardevolle investering.

1. Reis- en verblijfkosten

Reiskosten: Als de Workation een zakelijk karakter heeft, zoals een conferentie, training, projectlocatie of onderdeel is van een bewuste en noodzakelijke bedrijfsstrategie, dan kunnen reiskosten (bijvoorbeeld vliegtickets, treinreizen) als zakelijke kosten worden gezien en dus door het bedrijf worden vergoed en afgetrokken.

Verblijfskosten: Hotelkosten of verblijf in een appartement kunnen ook als zakelijke kosten worden aangemerkt, mits de verblijfplaats noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk en de zakelijke aard van de reis goed gedocumenteerd is.

2. Kosten voor eten en drinken

Eten en drinken: De kosten voor eten en drinken tijdens een Workation kunnen niet volledig als bedrijfskosten worden gezien. In de regel worden alleen de meerkosten die zijn ontstaan door de zakelijke reis vergoed, zoals maaltijden die je anders niet had gehad. Zo is verdedigbaar dat ontbijt en lunch elders genuttigd moesten worden. Er is vaak een vast percentage dat je mag aftrekken, en in sommige gevallen kun je deze kosten wel declareren, maar ze zijn dan onderworpen aan de werkkostenregeling (WKR).

Volgens de regels van de WKR mag je een deel van de gemaakte kosten als 'gerichte vrijstelling' beschouwen, maar deze vrijstelling is niet onbeperkt en geldt vooral voor maaltijden tijdens vergaderingen, trainingen, etc., en niet voor elke maaltijd tijdens de Workation.

🔆In elk Workation Plan maken onze experts een volledige inschatting in jouw (bedrijfs)situatie welke kosten afgetrokken mogen worden en welke niet.
Leg jouw baas een goed overwogen kostenbudget van jouw Workation voor!

3. Werkgerelateerde kosten

• Werkfaciliteiten: Kosten die direct verband houden met de uitvoering van je werk, zoals een extra tijdelijke werkplek huren, een huurauto, kosten voor internetverbinding, en benodigde softwarelicenties kunnen dan ook als zakelijke kosten worden aangemerkt.
  
  
• Apparatuur: Indien het nodig is om specifieke apparatuur aan te schaffen voor de Workation, kan dit in de meeste gevallen ook als zakelijke kosten worden opgevoerd, maar dit moet wel goed onderbouwd zijn.
  
  

4. Kosten die niet aftrekbaar zijn

• Persoonlijke uitgaven: Uitgaven zoals toeristische activiteiten, persoonlijke uitstapjes, en bijvoorbeeld souvenirs, zijn uiteraard privé-uitgaven en kunnen niet als zakelijke kosten worden opgevoerd. Dat geldt ook voor verkeersboetes en dergelijke, zelfs als die met 'de auto van de zaak' zijn gemaakt.
  
  
• Volledige maaltijden: Zoals eerder vermeld, zijn niet alle maaltijden tijdens een Workation niet volledig aftrekbaar als zakelijke kosten, behalve de meerkosten voor zakelijk gerelateerde maaltijden onder specifieke omstandigheden.

5. Argumentatie voor de baas

Bij het voorstellen van de kosten aan je baas, kun je het volgende benadrukken:

• Kostenbesparing: Hoewel de bedrijfskosten voor de Workation eenmalig lijken, zullen ze zich terugbetalen door de verhoogde productiviteit en het behoud van werknemers. Werkgevers kunnen in sommige gevallen besparen op kantoorruimte of andere werkgerelateerde faciliteiten.
  
  
• Verhoogde creativiteit: Werknemers die zich kunnen herladen en geïnspireerd raken door een nieuwe omgeving, worden effectiever en creatiever in hun werk.
  
  
• Vermijden van ziekteverzuim: Het combineren van werk met ontspanning zal in het algemeen het welzijn van werknemers verbeteren, wat gagarandeerd leidt tot minder ziekteverzuim op de lange termijn.

Conclusie: Niet alle kosten zijn als bedrijfskosten aftrekbaar in Nederland. Het is belangrijk om goed te documenteren wat de zakelijke kant van de kosten is en om realistische voorstellen te doen aan je baas over welke kosten het bedrijf kan en mag dekken. Hier geeft het Workation Plan van theWorkationers direct budgetinzicht in.

Maandag - "De inval"